ПК «Единый архив»

Функциональность

• 01Отказ
  от бумажных копий

  Храните, подписывайте и передавайте документы только в электронном виде, без дублирования на бумаге

• 02Автоматическое
  наполнение архива

  Документы из подсистем РЭБ загружаются в архив автоматически, реализован и ручной ввод произвольных документов. Также возможен импорт документов из других систем

• 03Юридическая
  значимость
  на весь срок хранения

  При подписании документа электронной подписью используется цифровой сертификат.
  Но срок его действия может закончиться уже очень скоро.
  В ПК «Единый архив» НПО «Криста» эту проблему решает механизм штампов времени. Штампы подтверждают время подписания и сохраняют подпись значимой годами. Если документ хранится дольше срока действия штампа, система автоматически продлевает его – ставит новый штамп. Так юридическая значимость сохраняется на весь срок хранения – годы и даже десятилетия

• 04Лёгкий доступ – когда
  и где нужно

  Работайте с архивом 24/7 из любой точки с интернетом. Быстро находите документы и переходите по ссылке к исходным данным в подсистемы, предоставившие документы. Если привычнее искать в исходной подсистеме, ищите там, а потом переходите по ссылке к юридически значимому документу в едином архиве. Связь работает в обе стороны. Распечатывайте или делитесь с коллегами ссылкой на нужный документ

• 05Автоматический
  контроль сроков хранения

  ПК «Единый архив» сам определит, когда срок хранения документов истек, сформирует проект акта, а при его принятии освободит место от того, что решено дальше не хранить

• 06Импортозамещение
  и простота развертывания

  Решение работает на открытых технологиях и импортозамещенном ПО. Для развертывания не требуется приобретения дополнительных серверов – решение может быть запущено в рамках РЭБ

• 07Порядок передачи
  и хранения документов

  В Едином архиве хранятся документы, формируемые ФО, ОГВ, ОМСУ и учреждениями в подсистемах РЭБ

  • Подсистемы РЭБ формируют карточки документов, контейнеры с метаданными и визуальные образы в формате PDF/A. Документы подписываются ответственными сотрудниками и экспортируются в Единый архив с указанием кода номенклатуры
  • Документ в Едином архиве автоматически включается в открытое дело с заданной номенклатурой, подтверждение осуществляется подписью уполномоченного сотрудника или автоматически с «обезличенной»* подписью оператора
  • Уполномоченный сотрудник дополняет атрибуты дела и подшивает его, при поступлении новых документов с той же номенклатурой создается новое дело
  • Подшитые дела объединяются в опись, которая закрывается и подписывается
  • По истечении срока хранения архивный документ включается в акт о выделении к уничтожению, визуальный образ и файлы удаляются, карточка сохраняется для журнализации

  * - требуется сервер автоматического подписания с серверной лицензией КриптоПро