Автоматизация деятельности БТИ

Во многих организациях, в том числе и БТИ, для автоматизации работ всё более широко используется вычислительная техника (персональные компьютеры). Существует несколько степеней автоматизации.

Обычно сначала персональные компьютеры начинают использовать, как печатную машинку. Можно составить в редакторе Word технический паспорт, многократно его исправлять, редактировать и потом распечатать на принтере. Новый технический паспорт можно быстро сформировать, взяв за основу уже существующий электронный паспорт на другой объект, изменив в нём некоторые данные. Такой способ ускоряет процесс формирования документов по сравнению с ручным способом заполнения бланков. Очень часто организации останавливаются на этом уровне автоматизации, довольствуясь только получением красивых бумажных документов.

Однако в таком способе множество недостатков, которые не заметны на первый взгляд. При длительной работе накапливается огромное количество электронных технических паспортов - файлов, хранение которых слабо упорядочено. Найти какой-либо конкретный документ становится очень сложно: не известно на каком компьютере хранится документ, в какой папке (директории) он находится и какое имеет имя. Многие документы просто теряются в образовавшемся хаосе. Иногда сложно отличить в нескольких редакциях документа, какая из них является окончательной, а какая только проектом.

В некоторых случаях процесс хранения электронных документов упорядочивают организационными мерами. Например, все документы хранят на одном компьютере (файл-сервере), получая доступ к файлам по локальной информационной сети через папку с открытым доступом. Разрабатывают внутренние правила по расположению файлов в папках, по именованию документов и папок, распределяются права доступа и т.п. Однако эти меры не решают всех проблем.

Если необходимо сформировать сильно отличающийся по форме документ, но содержащий те же самые данные: выписку, извлечение, справку и т.п., то приходится повторно вручную заполнять новый документ теми же самыми данными. Если возникает задача собрать статистику, то данные в имеющихся документах невозможно автоматически обработать. Вообще все расчёты необходимо выполнять вручную или настраивать самостоятельно формулы расчёта в документах Excel. Неужели нельзя компьютер заставить выполнять всю эту работу? Может быть существует возможность хранения информации каким-нибудь образом, чтобы один раз её вводить в специальное хранилище, а затем многократно использовать: производить расчёты и формировать различные выходные документы?

Решение существует - хранить данные в базе данных, специально разработанной для нужд БТИ. Для работы с этой базой данных также нужна специально созданная программа, которая позволяет отображать, редактировать и выводить сведения из базы данных на печать в нужном виде, а также производить необходимые расчёты на основе хранящейся в базе информации.

АС «Архив-БТИ»

Это специальная компьютерная программа, предназначенная для автоматизации операций, выполняемых работниками БТИ. Если говорить точнее, это комплекс программ (программных средств), представляющих собой в совокупности автоматизированную систему (АС). АС «Архив-БТИ» разработана научно-производственным объединением (НПО) «Криста».

Зачем покупать готовую программу?

Может быть проще и дешевле написать программу собственными силами? Ведь можно поручить эту работу собственным работникам, так называемым «компьютерщикам» (программистам, администраторами и т.п.) Действительно, так поступает большинство организаций технической инвентаризации. Часто руководители организации считают, что это более дешёвое решение.

Однако при этом обычно никто не рассчитывает затраты на разработку программного обеспечения - функции, не свойственной БТИ, причём в той сфере, где организации технической инвентаризации не обладают достаточным опытом и знаниями. Разработка программного обеспечения (ПО) - это не простое и далеко не дешёвое занятие. Для оценки затрат достаточно учесть заработную плату программистов, накладные расходы, затраты на простои в работе организации из-за ошибок или недоработок ПО, умножить эти суммы на время разработки, измеряющееся месяцами и годами. Полезно сопоставить эти затраты с качеством получаемого ПО.

Также широко распространено заблуждение, что программы создают один раз, а затем их эксплуатируют. На самом деле любую программу нужно поддерживать: обучать пользователей, отвечать на их вопросы, исправлять не обнаруженные сразу ошибки, выполнять доработки и улучшения, адаптировать программу при изменении законодательства, изменять выходные формы и т.п. В результате БТИ продолжает постоянно содержать штат программистов, выполняющих указанные работы. Более того, БТИ попадает в зависимость от своих программистов, поскольку только эти программисты разбираются в своей программе и способны её поддерживать и дорабатывать. Не редки случаи, когда программисты выставляют слишком завышенные требования к оплате своего труда или увольняются, и БТИ остаётся «у разбитого корыта» - старой программы, которую никто не может исправить или изменить под новые требования. По сути, все программы, написанные для БТИ, в целом похожи - выполняют практически одинаковые функции. Почти каждое среднее или крупное БТИ в России самостоятельно «изобретает свой велосипед».

Может показаться, что решением проблемы для БТИ является - продажа уже разработанной программы другим организациям с целью компенсировать свои затраты, а для других БТИ - покупка уже готовой программы по меньшей цене, чем возможная самостоятельная разработка. Однако все БТИ в России имеют свои местные особенности работы. Программы, созданные в одном БТИ, ориентированы исключительно на это конкретное БТИ и в подавляющем большинстве случаев не пригодны к использованию в другом БТИ и в других условиях. Кроме того, разработчики программы, служащие в своём БТИ, обычно не готовы и не способны поддерживать, адаптировать программу, проданную и используемую в другом БТИ. Такой способ разработки программного обеспечения принято называть кустарным.

В отличие от кустарного способа при промышленном способе разработки в результате получается не просто программа-полуфабрикат, способная работать только в одной организации, требующая установки и настройки непосредственно руками самого разработчика, а законченный продукт, который тщательно протестирован, содержит подробную документацию, имеет вспомогательные утилиты (программы), позволяющие автоматически устанавливать, настраивать и обслуживать программное средство. Часто такой продукт называют «коробочным продуктом», поскольку конечный потребитель получает по почте только коробку с необходимой документацией и компакт-диском. Этого оказывается вполне достаточно для того, чтобы обычный пользователь компьютера мог легко и быстро ознакомиться, установить, настроить, начать использовать программу самостоятельно, без выезда на место представителя разработчика. Такие программные продукты способны настраиваться под особенности работы конкретной организации, и их работа проверена на различных компьютерах при различных условиях. Например, со многими своими клиентами представители НПО Криста никогда не встречались лично, поскольку АС «Архив-БТИ» была отправлена посылкой по почте, установлена и успешно внедрена работниками этих БТИ.

Промышленный способ разработки заключается в глубоком разделении и специализации труда, при высоких требованиях к дисциплине, соблюдении технологических процессов, использовании автоматизации самого процесса разработки. Например, в разработке АС «Архив-БТИ» заняты не только программисты-кодировщики производственного и технологического отделов, но и отделы тестирования (проверки), документации, методологии, постановки и технического сопровождения. В процессе разработки применяются автоматизированные системы и методы контроля версий, учёта требований клиентов, отслеживания ошибок, управления заданиями. Каждый этап разработки подробно учитывается и документируется. Всё это, в конечном счёте, благотворно сказывается на качестве самого продукта.

Очевидно, что при продаже программного продукта большому количеству потребителей - организациям технической инвентаризации цена продукта для каждого отдельного потребителя получается гораздо меньшей, чем себестоимость самостоятельной разработки.

Почему АС «Архив-БТИ» лучше других аналогичных программ?

Во-первых, НПО Криста занимается разработкой программного обеспечения для организаций технической инвентаризации более 10 лет. Весь накопленный за это время опыт применён в АС «Архив-БТИ». Автоматизирован огромный спектр различных операций, реализовано множество разнообразных функций. Всё это невозможно повторить за короткое время, тем более превзойти.

Во-вторых, НПО Криста располагает большим штатом высоко квалифицированных программистов. В г. Рыбинске расположен ВУЗ, уже не первое десятилетие готовящий дипломированных программистов и специалистов смежных специальностей, что обеспечивает постоянный приток квалифицированных кадров.

В-третьих, средний уровень оплаты труда в г. Рыбинске, являющемся одним из районных центров Ярославской области, значительно ниже, чем в областных центрах и тем более в Москве или Санкт-Петербурге при той же квалификации специалистов. Именно поэтому программа, произведённая НПО Криста, стоит дешевле своих конкурирующих аналогов, либо при той же цене обладает не сравнимо большим числом функций и возможностей, поскольку для их реализации большинство конкурентов просто не могут позволить себе привлечь на достаточное время необходимое количество квалифицированных кадров. За последнее десятилетие появлялось множество конкурентов НПО Криста в сфере автоматизации деятельности БТИ, однако подавляющее большинство конкурентов не выдерживали конкуренции и прекратили продвигать на рынок аналогичные программы. Учитывая длительный срок окупаемости работ и существенный объём затрат на полноценную разработку, только большие предприятия такие, как НПО Криста, в состоянии серьёзно заниматься созданием и поддержкой программных продуктов, подобных АС «Архив-БТИ».

НПО Криста оказывает услуги технического сопровождения или технической поддержки, которые заключаются в предоставлении обновлений, дополнений и исправлений к системе, консультациях работников БТИ по вопросам использования АС «Архив-БТИ» по телефону или электронной почте. Обратная связь с клиентами позволяет продолжать совершенствовать программный продукт.

В то же время большая часть исходных кодов АС «Архив-БТИ» открыты для просмотра и изменения. Таким образом, БТИ не попадает в жёсткую зависимость от производителя и при необходимости может самостоятельно дорабатывать существующие рабочие места и отчёты, а также создавать новые.

Может ли БТИ обойтись вообще без компьютерных программ?

В рамках федеральной целевой программы "Создание автоматизированной системы ведения государственного земельного кадастра и государственного учета объектов недвижимости" ставится задача перевода всех актуальных сведений, хранящихся в бумажных архивах организаций технической инвентаризации, в электронный вид и передача этих сведений в установленном формате в Единый государственный реестр объектов капитального строительства (ЕГРОКС). Реестр создаётся Федеральным агентством кадастра («Роснедвижимостью»).

Многие производители программного обеспечения заявляют, что их программы умеют предоставлять сведения в ЕГРОКС. Однако при выборе программы для автоматизации БТИ и перевода сведений в электронный вид следует обращать внимание на реальный опыт. АС «Архив-БТИ» успешно использовалась для предоставления информации в ЕГРОКС в 2006-2008 годах в рамках «пилотных» проектов «Роснедвижимости» на территории областей: Тверской, Кемеровской, Московской (г. Мытищи), Калужской. Кроме предоставления сведений в ЕГРОКС в нужном формате программа также должна позволять операторам быстро и удобно вводить информацию в базу данных, чтобы обеспечить перевод сведений бумажных архивов инвентарных дел в электронный вид.

В принципе БТИ может обойтись без электронной базы данных и компьютерных программ. Однако при переводе сведений в электронный вид подрядчиками Роснедвижимости может быть выбрана технология полного фотографирования бумажных инвентарных дел и так называемого экспресс-ввода информации с вывезенных из БТИ фотографий (электронных образов). В случае если у БТИ имеется своя достаточно полная база данных и БТИ располагает реальной возможностью дополнить или откорректировать сведения собственными силами в короткие сроки, используя свою программу, то информация базы данных становится товаром. Обычно за каждую предоставленную в нужном формате запись такой базы данных подрядчикам Роснедвижимости проще заплатить деньги БТИ, нежели тратить средства и время на фотографирование, ручной ввод сведений операторами центров экспресс-ввода, подготовку, выгрузку информации в установленном формате и на организацию всех указанных работ. Именно на цели перевода сведений в электронный вид Роснедвижимость выплачивает подрядчикам по государственным контрактам десятки и сотни миллионов рублей. Перевод сведений силами БТИ наиболее эффективен и выгоден всем сторонам. В этом случае у БТИ остаётся своя электронная база данных, которую можно использовать в основной работе. С другой стороны, только работники БТИ обладают соответствующими знаниями в сфере технической инвентаризации и могут наиболее быстро разобраться в инвентарных делах своего архива, учитывая местные особенности ведения дел, а затем корректно ввести информацию в базу данных.

Результаты, достигаемые при внедрении АС «Архив-БТИ»

Использование АС «Архив-БТИ» даёт преимущества по сравнению с традиционным ведением дел при помощи бумажных документов и позволяет достичь следующих результатов:

• Увеличение производительности и сокращение времени выполнения заказов за счёт:
  • автоматизации описательных и расчётных процедур при ведении камеральных работ технической инвентаризации;
  • однократного ввода информации в систему и её последующего многократного использования (исключается дублирование работы);
  • централизованной обработки информации.
• Повышение скорости и качества обслуживания клиентов за счёт автоматизации приёма заявок и выдачи информации потребителям.
• Повышение дисциплины работников предприятия, благодаря контролю за их действиями при помощи:
  • протоколирования, произведённых операций и выданных бумажных форм;
  • распределению заданий между работниками (диспетчеризации);
  • учёта выполненных работ;
  • разграничению прав доступа операторов к различным функциям;
  • расчёта сдельной составляющей заработной платы.
• Разделение труда, что особенно актуально для крупных организаций. Разделению труда способствует взаимодействие работников через единую базу данных и модульность системы. Существует возможность организовать несколько разных рабочих мест приёма заявок, выдачи документов, кассы, сверки оплаты, архива инвентарных дел, технической инвентаризации, учёта правовой информации и т.п.
• Хранение всех данных о недвижимости в единой базе данных организации. Ведение электронного архива инвентарных дел позволяет:
  • многократно увеличить скорость поиска нужной информации,
  • исключает необходимость вести вручную картотеки, индексы, реестры, книги, журналы для учёта и последующего поиска информации - они ведутся автоматически,
  • упорядочить хранение и обработку данных - повысить качество информации.
• Автоматический контроль корректности вводимых данных.
• Приведение всех данных к единым форматам и правилам.
• Использование единых для организации классификаторов и справочников на основе классификаторов ЕГРОКС, используемых «Роснедвижимостью».