Решение «Сбор и консолидация бюджетной отчетности»

Порядок формирования бюджетной отчетности определен Приказом Министерства финанасов РФ от 28.12.2010 № 191н "Об утверждении Инструкции о порядке составления и представления годовой, квартальной и месячной отчетности об исполнении бюджетов бюджетной системы Российской Федерации". Подготовка консолидированной отчетности заключается в сведении показателей отчетов всех участников бюджетного процесса соответствующего уровня. При всей простоте идеи, ее реализация связана с рядом трудностей, обусловленных сложностью организации процесса своевременного сбора данных по всей иерархии субъектов учета, значительной трудоемкостью обработки и выверки больших объемов информации, а также необходимостью корректировки взаимосвязанных показателей. Помимо этого существуют проблемы накопления ошибок и погрешностей с увеличением иерархических уровней консолидации, сложности свода отчетности из разных учетных систем, используемых участниками бюджетного процесса. В то же время существующие тенденции к повышению качества управления общественными финансами предъявляют все более жесткие требования к своевременности, полноте и качеству бюджетной отчетности.

Накопление в различных автоматизированных системах учета большого объема данных по операциям бюджетного сектора является существенным условием для подготовки собственной отчетности, но недостаточным для формирования консолидированной отчетности. Сведение отчетности даже по нескольким подведомственным участникам бюджетного процесса, не говоря уже о нескольких десятках нижестоящих бюджетов, представляется затруднительным при отсутствии специализированных инструментов.

НПО «Криста» предлагает универсальное решение «Сбор и консолидация бюджетной отчетности», объединяющее в себе все преимущества учетных систем и систем консолидации, предоставляющее средства для сбора электронной отчетности с подотчетных организаций на любой ступени бюджетной структуры. В его состав входят программные продукты, рассчитанные на самые разные уровни информатизации субъектов бюджетного учета, что позволяет охватить 100% бюджетной сети.

Качественные характеристики

• Многоуровневость

Архитектура, учитывающая иерархичность бюджетной сферы, позволяет решать задачи сбора и консолидации отчетности на любом уровне: будь то распорядитель или финансовый орган субъекта. При этом функциональность каждого уровня соответствует его потребностям: на нижних уровнях обеспечиваетcя формирование, контроль и передача бюджетной отчетности, промежуточные уровни, помимо этого, обеспечиваются средствами консолидации, верхние уровни дополнительно снабжаются инструментами настройки и распространения необходимых к сдаче отчетных форм на нижестоящие уровни.

• Масштабирование

Решение позволяет развернуть систему сбора отчетности любого масштаба: можно одинаково легко и быстро получать отчетность как от подведомственных получателей, находящихся в соседнем здании, так и расположенных за пределами региона. Для обеспечения соответствия сложившимся регламентам формирования отчетности примененные информационные технологии предусматривают организацию как распределенной, так и централизованной обработки консолидируемых данных.

• Доступность

В состав решения входят программные продукты, рассчитанные на самые разные уровни технической оснащенности и  качество каналов связи, что позволяет включать к систему электронной отчетности подведомственные организации с любой степенью информатизации. Благодаря единой технологической платформе и модульной системе построения решения возможно комбинирование различных способов сбора бюджетной отчетности, чем обеспечивается функциональность, отвечающая индивидуальным потребностям и квалификации соответствующих клиентов.

• Надежность

Бюджетная отчетность предназначена не только для контроля, но и для принятия адекватных управленческих решений. Именно поэтому так важно, чтобы представленная в отчетности информация была надежной, какой она может являться только при отсутствии существенных ошибок и погрешностей. Автоматизация формирования, сбора и консолидации отчетности позволяет избавиться от многих вероятных причин возникновения искажений путем применения различных инструментов повышения надежности: автоматическое формирование отчетов исключает ошибки ручного составления и расчета, импорт/экспорт из учетных систем исключает ошибки ручного ввода, проверка по контрольным соотношениям обнаруживает в том числе и ошибки учета, предварительная сверка с отчетами Федерального казначейства выявляет наличие отклонений.

• Своевременность

Финансовая информация полезна лишь при условии ее актуальности, что в полной мере относится и к бюджетной отчетности, одним из критериев полезности которой является своевременность. Бюджетная сфера является территориально распределенной и многоуровневой структурой, поэтому внедрение технологий электронной отчетности становится одним из условий для подготовки качественной и своевременной информации, без выполнения которого все сложнее соответствовать возрастающим требованиям ее пользователей. Применение данного Решения позволит существенно повысить оперативность взаимодействия участников бюджетного процесса в рамках задачи по сбору и консолидации информации.

• Управляемость

Консолидирующим органам, качество сводной отчетности которых напрямую зависит от подведомственных организаций, важно иметь механизмы влияния на процесс сбора. Применение инструментов анализа полноты и своевременности полученной отчетности дает возможность управлять процессом сбора, способствуя выявлению нижестоящих участников, не предоставивших свои отчеты вовремя.

• Корректность

Для получения корректной информации с высоким уровнем точности предусмотрена невозможность случайного утверждения проверяющим органом отчетности, содержащей погрешности. Отправка подготовленных отчетов осуществляется с предварительной проверкой на стороне клиента, о результатах которой клиент в обязательном порядке уведомляется. При этом консолидирующий орган сам определяет, разрешается или нет отправление данных, не удовлетворяющих некоторым условиям контроля. У принимающей стороны полученная отчетность также проходит полный контроль, в случае неудовлетворительных результатов которого принятие недостоверной отчетности не допускается до внесения в нее соответствующих изменений.

• Обратная связь

Наличие механизма обратной связи способствует повышению эффективности взаимодействия при сборе отчетности, позволяя доводить до опрашиваемых участников бюджетного процесса результаты рассмотрения переданных отчетов и информацию о причинах их отклонения.

• Готовность

Решение поставляется полностью готовым к эксплуатации: в поставку, помимо самих программных продуктов, входят необходимые для работы настройки конфигурации, включающие в себя:

• актуальные на данный момент шаблоны форм бюджетной отчетности, предназначенные для заполнения организациями бюджетной сети (путем ручного ввода, импорта или автоматического формирования на основании учетных данных в системах НПО «Криста»);
• шаблоны форм сводной бюджетной отчетности для автоматического сведения консолидированной отчетности на основании собственных отчетов и отчетов, полученных от нижестоящих участников;
• правила исключения внутренних расчетов, позволяющие в автоматическом режиме исключать при формировании консолидированных отчетов взаимосвязанные показатели по внутренним операциям;
• внутридокументные и междокументные контрольные соотношения, применяемые для проверки отчетности;
• печатные формы бюджетной отчетности, используемые в случае необходимости формирования отчетов в бумажном виде;
• механизмы выгрузки готовых документов в форматах, утвержденных Федеральным казначейством.

Поддерживаются все формы, регламентированные бюджетным законодательством.

• Актуальность

Законодательная база, регламентирующая бюджетный учет и отчетность, довольно динамична, что приводит к необходимости постоянного мониторинга изменений и актуализации форм бюджетной отчетности. Очевидно, что при отсутствии  средств автоматизации, обновление шаблонов отчетных форм и их распространение среди организаций подведомственной бюджетной сети ложится на плечи консолидирующих органов. Применение Решения позволяет избавиться от подобных трудностей:  набор отчетных форм оперативно обновляется, а для их доведения до всех подотчетных организаций предусмотрены различные механизмы централизованного распространения.

• Универсальность

Помимо стандартных форм бюджетной отчетности, регламентированных законодательством, Решение предоставляет инструментарий для создания пользовательских шаблонов форм, определения правил обобщения и исключения данных, расширения перечня стандартных контрольных соотношений, что позволяет применять его для сбора и консолидации произвольной информации.

• Дружественность

Решение разработано в рамках концепции единой системы управления бюджетным процессом, на базе хорошо знакомых и используемых программных продуктов, что обеспечивает простоту освоения и удобство применения инструментов, включенных в программный комплекс. В совокупности с другими характеристиками это дает возможность минимизировать трудоемкость сбора и формирования отчетности, повышая при этом ее качество.

• Интеграция

Источниками данных для бюджетной отчетности являются, как правило, учетные системы, парк которых может быть разнообразен даже в рамках одного ведомства, не говоря уже о бюджетной сети муниципального образования или субъекта РФ. Решение учитывает необходимость интеграции различных источников данных в целях консолидации отчетности и предусматривает взаимодействие с любыми учетными системами, обеспечивающими экспорт/импорт соответствующих отчетов в формате Федерального казначейства или других распространенных форматах, согласно определенным консолидирующим органом правилам заполнения.

Состав решения

Основу решения составляет АС «Бюджет», применяемая для автоматизации деятельности финансовых органов на всех этапах исполнения бюджета, в том числе и на отчетной стадии. В системе  присутствуют не только механизмы учета операций по планированию и исполнению бюджета, но и средства автоматизации процесса консолидации отчетности по всей подведомственной бюджетной сети и нижестоящим бюджетам. Возможность хранения отчетности всех опрашиваемых участников в единой базе данных обеспечивает простоту сведения отчетности на любом из уровней: от сводной отчетности распорядителя до консолидированной отчетности субъекта РФ.

Другие программные продукты, входящие в комплекс решения, предназначены для включения клиентов в единую систему электронной отчетности путем предоставления различных механизмов взаимодействия с Системой консолидирующего органа. Применение различных способов взаимодействия позволяет организовать как распределенную, так и централизованную обработку консолидируемых данных с использованием единого хранилища для всей подотчетной сети.

АС «УРМ» и ПО «Сервер обмена данными» являются клиентской и серверной частью системы удаленного документооборота, предназначенной для автоматизации финансовой деятельности распорядителей и получателей бюджетных средств и обеспечения электронного взаимодействия с вышестоящим ФО, оснащенным АС «Бюджет». Логично, если для решения задачи сбора и консолидации отчетности учреждениями будет использоваться уже привычное ПО, что позволит избежать дополнительного обучения и обслуживания. Для расширения функционала удаленного рабочего места возможностью формирования собственной отчетности, сбора и консолидации отчетов получателей и распорядителей подведомственной сети, транспортировки отчетности в финансовый орган предназначен ПМ «Сбор информации через АС «УРМ». Опрашиваемые участники посредством системы удаленного документооборота формируют свою отчетность на основании учетных данных АС «УРМ» и информации, загружаемой из внешних систем, передают ее консолидирующему органу, а также получают отчетность нижестоящих.

Для сбора отчетности с нижестоящих финансовых органов и других опрашиваемых участников, деятельность которых также автоматизирована АС «Бюджет», предназначены ПМ «Сбор информации через АС «Бюджет» и ПМ «Сбор информации через электронную почту», имеющие одинаковую целевую направленность, но различающиеся способом передачи данных. В одном случае, если организована единая сеть, обладающая широкой пропускной способностью, то консолидирующий орган обращается напрямую к АС «Бюджет» подотчетных органов через ПМ «Сбор информации через АС «Бюджет». В другом случае, если технические возможности по соединению ограничены, то взаимодействие осуществляется посредством стандартных протоколов электронной почты с помощью ПМ «Сбор информации через электронную почту». Основным отличием этого метода сбора отчетности от других является наличие инструментов, позволяющих в автоматическом режиме получать информацию от опрашиваемых организаций, без привлечения их специалистов. Это подразумевает возможность автоматической выборки данных из АС «Бюджет» опрашиваемого органа и их передачи в АС «Бюджет» консолидирующего органа в соответствии с поставленным им заданием на сбор информации.

В настоящее время сложно представить себе среду обмена данными более глобальную и при этом настолько же доступную как Интернет. Поэтому наиболее универсальным способом развертывания единой системы сбора и консолидации отчетности является организация Интернет-портала для взаимодействия с единым хранилищем отчетности консолидирующего органа. Такая технология обеспечивается ПМ «Сбор отчетности через браузер», позволяющим включать в процесс сбора внешних клиентов любого уровня бюджетной системы. В этом случае клиенты взаимодействуют с Системой посредством Web-интерфейса, предоставляющего возможность на различных Web-страницах загружать или вводить в форму собственный отчет, отправлять его с информированием о статусе обработки (принят, отклонен и т.п.), формировать консолидированный отчет на основании помещенных в хранилище отчетов подведомственных организаций. Особенностью этого варианта является отсутствие какого-либо специализированного клиентского ПО для взаимодействия с консолидирующим органом - все операции выполняются посредством Web-браузера, например, Internet Explorer, входящего в стандартную поставку Windows.

Подотчетная сеть любого уровня бюджетной системы, как правило, не единообразна и состоит из участников бюджетного процесса, потребности и возможности которых могут иметь большой разброс. Каждый из включенных в состав решения методов сбора предназначен для определенной целевой аудитории, имеет свои особенности и достоинства, различаясь сопутствующим функционалом. Комбинируя их, консолидирующие органы могут достичь развертывания системы сбора и консолидации отчетности на территории всего публично-правового образования, охватывающей все подотчетные организации, несмотря на широкий спектр их отличий. Область применения и сравнительные характеристики различных конфигураций решения для сбора отчетности приведены в следующей таблице.