Программный модуль «Сбор информации через электронную почту»

ПМ «Сбор информации через электронную почту» позволяет организовать сбор и консолидацию произвольной оперативной и отчетной информации от нижестоящих ФО и других опрашиваемых участников бюджетного процесса, деятельность которых также автоматизирована АС «Бюджет», с использованием стандартных протоколов электронной почты.

Цели внедрения

Автоматизация процедур распространения, получения, проверки и консолидации произвольной оперативной и отчетной информации финансовым органом.
Уменьшение количества ошибок при составлении отчетности благодаря использованию автоматического заполнения и контрольных соотношений.
Оптимизация взаимодействия между вышестоящим ФО и нижестоящими ФО в рамках задачи по сбору и консолидации информации.
Сокращение временных издержек на составление и передачу информации.

Функциональные возможности

ПМ «Сбор информации через электронную почту» обеспечивает:

Сбор информации через электронную почту с использованием любого почтового клиента.
Подготовка и рассылка заданий на предоставление информации почтовым клиентам: указание формы отчетности, списка клиентов, с которых требуется собрать информацию, срока представления информации. Все поставленные задания хранятся в базе данных АС «Бюджет» и доступны для просмотра.
Два типа заданий: оперативные и плановые. Ответы на оперативные задания формируются и отправляются автоматически непосредственно из базы данных АС «Бюджет» нижестоящего ФО, позволяя осуществлять мониторинг исполнения нижестоящих бюджетов в режиме реального времени. Ответы на плановые задания готовятся и отправляются ответственными работниками не позднее указанного в задании срока.
Отправка готовой информации в ФО по электронной почте. Полученные данные помещаются в базу данных АС «Бюджет» и доступны для анализа и контроля их содержимого.
Формирование консолидированной информации на основе полученных от клиентов заполненных отчетных форм.
Мониторинг и анализ процесса обмена данными посредством специализированных административных утилит.

Отличительные особенности

Почтовый клиент. Возможен сбор данных в формате программного обеспечения сторонних производителей (например, MS Excel) через любую почтовую программу (Microsoft Outlook, The Bat и т.п.) без установки у клиента дополнительного программного обеспечения.
Сбор данных осуществляется по настраиваемым формам отчетов произвольного вида. В поставке ПМ присутствует широкий набор типовых форм ввода и инструментарий для разработки собственных шаблонов форм ввода. Использование шаблонов позволяет настроить произвольные формы для ввода данных клиентами и осуществлять формирование сводного отчета по различным информационным блокам.
Упрощение ручного заполнения отчетных форм. Инструмент настройки шаблонов отчетных форм позволяет задать правила автоматической подстановки и контрольные соотношения, определяющие корректность значений при заполнении отчетных форм вручную, что особенно актуально при сборе отчетов в электронных таблицах Excel с «почтовых клиентов».
Автоматическое заполнение отчетных форм. Зачастую специфика запросов вышестоящего ФО такова, что полностью или частично информация уже содержится в базе данных АС «Бюджет» нижестоящего ФО. Использование специально настроенных шаблонов позволяет выполнять такие запросы путем автоматического переноса данных из различных информационных блоков АС «Бюджет» в формы ввода, без отвлечения специалистов нижестоящего ФО на подготовку отчетов, что положительно влияет на оперативность сбора информации.